Que dados pessoais são recolhidos e como são recolhidos Inscrição como Sócio(a)

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Os dados pessoais dos candidatos a sócios, são recolhidos através de formulário em papel disponibilizado na sede, em locais de divulgação da instituição ou no sítio da Internet, onde está disponível  para impressão. É preenchido pelo próprio e são pedidos os seguintes dados pessoais:

• Nome, morada, contactos telefónicos, contacto email, fotografia, atividade profissional, habilitações literárias, outras qualificações, regime alimentar, forma de pagamento de quotas e respetivo valor da quota a pagar;

O referido formulário é assinado pelo próprio e submetido à reunião de direcção, para aprovação  de admissão como sócio. Após aprovação, o processamento dos dados pessoais é o seguinte:

• As informações de nome, morada, contactos telefónicos, contacto email, atividade profissional, habilitações literárias são transcritas para uma ficha de sócio e atribuído um número sequencial de sócio;

• a morada e o endereço de correio eletrónico é utilizada para envio de correspondência relacionada com as atividades da instituição e para cumprimento das suas obrigações legais perante os sócios, como a marcação de assembleias e outros assuntos;

• a data de nascimento é utilizada anualmente para enviar os parabéns aos sócios, por correio eletrónico ou por carta para a morada indicada pelo próprio;

• caso tenha sido disponibilizado um endereço de correio eletrónico, esse endereço é colocado numa lista de distribuição de informações para sócios, cujo modo de funcionamento se detalha mais abaixo neste documento;

• As informações sobre a atividade profissional e habilitações literárias poderão ser utilizadas pela direção da instituição para contactar o próprio no caso de algum assunto relacionado com essa atividade profissional ou habilitações, caso seja considerado de potencial interesse para ambas as partes ou para o sócio;

Os referidos dados pessoais são armazenados internamente na instituição, em meio físico papel ou digital, nos computadores existentes. São feitas periodicamente salvaguardas dos dados que existem em formato digital. As referidas salvaguardas são feitas para suporte digital, sendo o conteúdo cifrado.

Os dados são mantidos fisicamente na instituição, na sua sede, com as seguintes exceções:

• Algumas das cópias/salvaguardas dos dados são também periodicamente armazenadas em local distinto da sede da instituição, para sua preservação em caso de algum evento catastrófico;

• Os endereços de email são colocados em listas de distribuição, em plataforma de alojamento, cujo modo de funcionamento se descreve mais abaixo neste documento. Não se efetua qualquer relação entre o endereço de correio eletrónico e o número de sócio ou outros dados pessoais;

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Frequência da sede e eventos

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Salvo indicação expressa em contrário por parte dos interessados, poderão ser capturadas imagens na sede e/ou eventos organizados e posteriormente publicadas na Internet, nomeadamente no sítio da instituição e nas redes sociais, com o objetivo de divulgação.

Meios disponibilizados na Internet:

A S.P.N. recorre ao alojamento na Internet, para disponibilizar os seguintes serviços aos sócios e simpatizantes:

• correio eletrónico para os seus serviços internos: endereços de correio eletrónico terminados em @spnaturalogia.pt

• sítio na Internet: www.spnaturalogia.pt

• listas de distribuição de mensagens por email

• serviços que a cada momento se considerem pertinentes

A instituição não fornece dados pessoais de sócios e simpatizantes a terceiros, embora sejam utilizadas plataformas de alojamentos de entidades externas à S.P.N., cuja privacidade dos dados se presume protegidas por essa relação comercial.

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Correio eletrónico que termina em @spnaturalogia.pt

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A comunicação com os sócios via correio eletrónico, é feita através de endereços que terminam em @spnaturalogia.pt. É usado um serviço de alojamento na Internet, sendo a comunicação feita por meios seguros e cifrados (https). As mensagens pessoais enviadas para os referidos endereços, estarão presentes nesta plataforma de alojamento.

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Lista de distribuição de correio eletrónico para os sócios

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A comunicação unidirecional com os sócios via correio eletrónico, para divulgação de atividades e outras informações, feita através de lista de distribuição socios@spnaturalogia.pt, é efetuada por intermédio de um serviço de alojamento na Internet, sendo a comunicação feita por meios seguros e cifrados (https). O dado pessoal endereço de correio eletrónico é carregado nesta plataforma, não sendo associado a qualquer outro dado pessoal como número de sócio, nome ou outro.

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Sítio da Internet

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O sítio da Internet da S.P.N. serve para divulgação dos seus princípios e das suas atividades.

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Que direitos tem sobre os seus dados

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Pode consultar, alterar ou solicitar a eliminação dos seus dados pessoais na sede da S.P.N., mediante marcação, para o endereço dadospessoais@spnaturalogia.pt

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As suas informações de contacto

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Todos os assuntos e/ou esclarecimentos relacionados com dados pessoais podem ser solicitados para o endereço dadospessoais@spnaturalogia.pt

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Procedimentos previstos perante uma violação de dados

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Perante uma violação de dados pessoais é obrigatório reportar à(s) pessoa(s) e à entidade reguladora no prazo de 72 horas, havendo obrigação por parte da instituição promover medidas mitigadoras e preventivas de ocorrência de novas falhas.

 

Ações já realizadas no âmbito da entrada em vigor da nova lei RGPD

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A proteção e tratamento dos dados é considerado pela instituição um processo permanente que não se esgota no período de entrada em vigor da nova lei, sendo um esforço contínuo de garantir a privacidade das pessoas. Entre outras as medidas tomadas, foram as seguintes:

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• Criação de um endereço de email dadospessoais@spnaturalogia.pt para tratar especificamente do assunto dados pessoais e privacidade;

• Desativação da possibilidade de haver comentários no site;

• O site tem Certificado SSL, um certificado digital que autentica a identidade de um site e possibilita uma conexão criptografada. O termo "SSL" significa "Secure Sockets Layer" (camada de soquete seguro), um protocolo de segurança que cria um link criptografado entre um servidor Web e um navegador Web;

• Elaboração e publicação da política de privacidade no site;

• Pedido de concordância/consentimento com a política de privacidade, sendo registado o endereço de email, data e hora do consentimento;

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